بقلم نورالدين مزهود
كاهية مدير المطالعة العمومية
بالمندوبية الجهوية للشؤون الثقافية بسليانة
مقدمة
لاشك إن التطور المستمر الذي يشهده العالم ساهم في التغيّر الجذري في مختلف المجالات وعلى جميع المستويات، وتعتبر تكنولوجيا المعلومات العامل الرئيسي في هذا التطور حيث تُعتبر الحجر الأساسي في هذا التغيير الشامل مما سمح في بناء عالم جديد أساسه المعلومات والتكنولوجيا، لهذا سعت جميع القطاعات وكذا المؤسسات إلى الاستفادة من هذه التقنيات الحديثة في تسيير أعمالها من خلال الانصهار في العالم التقني الجديد وتبنِّ رؤى جديدة تُساعد وتسمح بالوصول إلى التطور المنشود وتحقيق الأهداف المرسومة بسهولة.
وتعتبر الإدارة عنصرا مهما داخل أي مؤسسة، لهذا كان لزاما على المؤسسات الاستعانة بتكنولوجيا المعلومات من خلال دمج هذه التقنيات في الإدارة بهدف تحسين طرق العمل، ومن هنا ظهرت الإدارة الإلكترونية التي تسعى للتطور والمنافسة والسرعة في الأداء وتقليص الجهود المبذولة من أتمتة جميع أنشطة المؤسسة بشكل تكاملي وفعال. وتُعد الحوسبة إحدى أهم النظم التي كانت نتاجا للتطورات التكنولوجية الحديثة والتحولات التي يعرفها العالم في مجال المعلومات التي غيرت طرق العمل مما أدى إلى تحويل العمليات الفنية داخل المكتبات ومراكز المعلومات من اليدوي التقليدي إلى التكنولوجي الرقمي. من هنا جاءت فكرة حوسبة المكتبات العمومية نظرا للتدفق الهائل للمعلومات وصعوبة السيطرة يدويا من حيث التنظيم وإتاحة المعلومة للرواد، ومن خلال هذه الورقة سنحاول التطرق للحديث حول الحوسبة ومدى أهميتها في المكتبات العمومية.
مفهوم الحوسبة
الحوسبة في المجال التكنولوجي ترتبط بمعالجة وتحليل البيانات باستخدام الحواسيب، وتشمل تصميم وبناء أنظمة الأجهزة والبرامج لمجموعة واسعة من الأغراض؛ ومعالجة وتنظيم وإدارة أنواع مختلفة من المعلومات؛ وإجراء الدراسات العلمية باستخدام أجهزة الكمبيوتر؛ وجعل أنظمة الكمبيوتر تتصرف بذكاء. وتهدف الحوسبة إلى تحسين أداء وكفاءة معالجة البيانات، وتوفير الموارد الحاسوبية بشكل فعال، وتمكين التخزين والوصول السهل لكميات كبيرة من المعلومات.
وحوسبة المكتبات في مفهومها العام تعني استخدام الحواسيب وملحقاتها المادية والبرمجية في تنفيذ الخدمات المكتبية التي كانت تُنفَّذُ بالاعتماد على الوسائل والأدوات التقليدية، والهدف هو تهيئة الوسائل والأساليب والمعدات التي تسمح للقاعدة العريضة من المستفيدين في الوصول السريع والدقيق إلى المعلومات أو المصادر التي يبحثون عنها. فالمستفيد هو الهدف الذي تأسست من اجله المكتبات لذلك فهي تسعى دائما لتلبية حاجياته بكل الطرق، وكفاءة أي مكتبة تعتمد بالدرجة الأولى على قدرتها في اختزال عدد الحلقات أو الخطوات التي يتوجب على المستفيد المرور بها للحصول على المعلومة المطلوبة. والمكتبة المحوسبة هي التي حولت جملة عملياتها الفنية، والمتمثلة في السلسلة الوثائقية انطلاقا من التزويد إلى البث الانتقائي للملومات، من اليدوي التقليدي إلى الآلي الذي تعتمد فيه بصفة كلية على برمجيات الحاسوب مما يُمكن من سرعة الوصول للمعلومة بكل دقة.
نظرة تاريخية
الحوسبة اليوم ليست مجرد مصطلحًا، بل هي أساس التقدم والابتكار في مختلف جوانب حياتنا، في هذا العصر الحديث، إذ لا غنى عنها لتحقيق تقدم مستدام، إنها ليست فقط عبارة عن أجهزة آلية وبرمجيات، بل هي روح تحريك التكنولوجيا إلى الأمام، مما يجعلها عنصرًا حيويًا في حياتنا اليومية،وقد نشأت وتطورت وتغيرت لتصبح جزءًا لا يتجزأ من حياتنا من أجل تحسن عملياتنا اليومية وتفتح أُفقًا جديدًا للابتكار. لقد شهدت الحوسبة رحلة مثيرة عبر الزمن، إذ تشكلت وتطوّرت تباعًا لتصبح القوة الدافعة وراء التقدم التكنولوجي الحديث.
في البدايات، كانت الآلات الحاسوبية تأخذ أشكالًا ضخمة وكانت محدودة في قدرتها الحسابية، وقد شهدت تلك الفترةاستخدام طواحين الحساب البسيطة، حيث كانت الحوسبة محصورة في حدود الأجهزة الميكانيكية. في نهاية القرن التاسع عشر وبداية القرن العشرين، بدأت تظهر الأفكار الرئيسية للحوسبة الرقمية، في عام 1936، قدم عالم الرياضيات البريطاني آلانتورينج مفهوم الآلة القابلة للبرمجة، وهو مفهوم أساسي في تطور الحوسبة. في أوائل الأربعينيات، تم بناء الحاسوب الرقمي من ثمة، تطورت التكنولوجيا بسرعة، حيث شهدت الحوسبة طفرة كبيرة مع ظهور الحواسيب الشخصية في السبعينيات والثمانينيات. في العقود التالية، تطوّرت الحوسبة بشكل كبير، وظهرت تقنيات مثلالإنترنت مما جعلها جزءًا لا يتجزأ من حياتنا اليومية
في السبعينيات والثمانينيات، شهدت ثورة الحوسبة الشخصية ظهور الحواسيب المنزلية، مما أدى إلى توسع استخدام التكنولوجيا في المجتمع ، ومع تقدم التكنولوجيا، أصبحت الحواسيب المحمولة جزءًا لا يتجزأ من حياتنا اليومية. في بداية فترة الحوسبة المحمولة، كانت الأجهزة ثقيلة وكبيرة الحجم،
. ومع مرور الوقت، شهدت تطورًا كبيرًا في الحجم والوزن، مما جعلها أكثر سهولة في الاستخدام وأكثر قابلية للحمل. ظهرت أجهزة اللابتوب والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية، وكلها تعتمد على التكنولوجيا
واليوم، يمكننا الوصول إلى البيانات والمعلومات في أي وقت ومكان باستخدام هذه الأجهزة الذكية. تسمح لنا الحواسيب المحمولة بإجراء العديد من المهام مثل التصفح عبر الإنترنت، والعمل على الوثائق، والتواصل مع الآخرين عبر وسائل التواصل الاجتماعي، مما يجعلها جزءًا حيويًا من حياتنا اليومية وأداة أساسية لتحقيق التنقل والفعالية في العمل والترفيه
مستويات الحوسبة
- المكتبات المحوسبة
التحول من الشكل التقليدي والعمل اليدوي الذي يُنجز في المكتبات تدريجيا، باتجاه استخدام الحواسيب، وقد يكون هذا التحول جزئياً، أو كليا في أعمال المكتبية. على سبيل المثال،تحويل الفهرس اليدوي بمختلف أشكاله إلى فهرس آلي أو تحويل استخدام نظام محوسب للإعارة بدلا من النظام اليدوي سيُمكن من تطوير خدمات المكتبة من حيث السرعة والدقة، وهكذا بالنسبة للخدمات والإجراءات الأخرى. لكن السمة الأساسية لهذا المستوى هي في حفاظه على الهدف العام من الخدمة وإجراءات تقديمها، بمعنى إن جوهر الاختلاف، يكمن في آلية التنفيذ بين الحاسوب والعمل اليدوي، لكن المشكلة هنا ترتبط في الحاجة المستمرة للعمل اليدوي، كونه ركيزة التحول إلى العمل المحوسب، فبناء نظام الفهرس الآلي يقوم على أساس وجود فهرس ورقي يدوي، الذي تحتفظ به معظم المكتبات، إلى جانب الفهرس الآلي، وهذا الحال ينطبق على نظام الإعارة وغيرها من خدمات المكتبة الأخرى، التي يتم حوسبتها.وعليه يمكن القول إن ناتج العمل اليدوي(المخرجات)، تكون ذاتها مدخلات النظام المحوسب في هذا المستوى، أو يكون النظام المحوسب في المكتبات مكملا للنظام اليدوي فيها، لذا فان الفهرس الآلي(المحوسب) يهدف إلى تهيئة الوسائل والأساليب والمعدات، التي تسمح لقاعدة عريضة من المستفيدين بالوصول السريع والدقيق إلى المعلومات أو مصادرهالكن معطياته تؤدي إلى نتيجة مماثلة لتلك التي نحصل عليها، باستخدام الفهرس البطاقي وهي الوصول إلى المصدر الورقي مع الأخذ بعين الاعتبار فارق الجهد والسرعة والدقة.
- المكتبات الرقمية
يختلف مفهوم المكتبات الرقمية عن مفهوم المكتبات المحوسبة في علاقة الأخير بالنظام التقليدي،
فالنظام الرقمي يتكامل، عندما يتم الاستغناء نهائيا عن الطرائق اليدوية في العمل المكتبي إلى الطرائق المحوسبة، بحيث يكون الحاسوب وكل ما يتصل به، من معدات ووسائط خزن رقمية، أدوات لتنفيذ العمل في مراحله المختلفة، ويبقى الجهد البشري مسؤول عن تشغيل وتوجيه هذه الأدوات لتنفيذ الوظائف والأعمال وتقديم الخدمات. وأهم ما يميز هذا النوع من المكتبات، هو الطبيعة الرقمية لمصادر المعلومات، التي كانت قد حافظت على شكلها الورقي في المكتبات المحوسبة. والمستفيد هنا يتعامل بشكل مباشر مع معطيات رقمية، فعندما يستخدم المستفيد الفهرس الآلي في المكتبات المحوسبة، تكون غايته الحصول على معلومات، تمكنه من الوصول السريع والدقيق إلى مصدر أو مصادر معلومات موجودة بشكلها الورقي. لكن الفهرس الآلي في المكتبات الرقمية يُمَكن المستفيد من الوصول المباشر إلى مصادر المعلومات المنشورة إلكترونيا،ً بغض النظر عن وجود أو عدم وجود نسخة ورقية لها.
- المكتبات الافتراضية
المكتبة الافتراضية هي بيئة مرئية ثلاثية الأبعاد تحاكي الواقع بالصورة والصوت واللمس. حيث يتمكن المستفيد باستخدام المعدات الخاصة التي تتكون من جهاز العرض المثبت على الرأس Head Mounted Display وقفاز البيانات Data Gloveالمرتبطة بحاسوب، من التجوال في المكتبة والتعرف على مصادر معلوماتها بالتصفح والاستطلاع، وقد ظهر هذا النوع مع بداية العقد الأخير من القرن العشرين، والجدير بالذكر إن المكتبات الافتراضية ليست نوعاً جديدا من المكتبات مستقل بذاته، وإنما هي مكتبات مفترضة تحاكي مكتبات عالمية موجودة فعلا مثل، مكتبة الإعارة البريطانية التي كانت رائدة في تطبيق هذا النوع. كما إن المكتبات الافتراضية، تعتمد بشكل كامل على البيئة الرقمية للمعلومات.
بعد استعراض المستويات الثلاث للحوسبة في المكتبات. نلاحظ إن كل مستوى قائم على المستوى السابق، وأحيانا مكملا له
- فالمكتبات المحوسبة هي في واقع الأمر، مكتبات تقليدية استثمرت تقنيات الحواسيب في تبسيط إجراءاتها وتحسين خدماتها بما يتلاءم ومتطلبات عصر المعلومات، والحاجات الملحة للمستفيدين.
- أما المكتبات الرقمية، فتعد نوعاً متقدما في مستويات الحوسبة لتشمل جميع مفاصل ومراحل العمل المكتبي، بدء من الاختيار والتزويد والمعالجة والخزن والاسترجاع وانتهاءً بالتوزيع الرقمي لمصادر معلوماتها.
- وتأتي المكتبات الافتراضية لتحاكي المكتبات باستخدام نظم الحاسوب المتطورة، التي يمكن من خلالها بناء بيئة خيالية ثلاثية الأبعاد، يكون المستفيد منها في تماس مباشر مع مصادر المعلومات بطبيعتها الرقمية، وبمعزل عن أي حدود، أو إجراءات تفرض على أسلوب البحث والإفادة من مصادر المعلومات.
وبشكل عام، فان عملية التحول من مستوى إلى أخر، تأخذ منهجا تسلسليا بدأ من حوسبة بعض المهام والوظائف الأساسية للمكتبة، مرورا ببناء البيئة الرقمية لمصادر المعلومات،
وعموما ما زالت تجاربنا المحلية عند المربع الأول لعملية الحوسبة، نظرا للمتطلبات المادية واللوجستية لهذه النُقلة من العمل اليدوي إلى الآلي، وفي إطار تنفيذ مخططاتها، عملت وزارة الشؤون الثقافية على تحسين ظروف العمل بالمكتبات العمومية والنهوض بهذا القطاع من خلال مشروع حوسبة المكتبات الذي سيتيح إمكانيات عريضة لمختلف الفئات العمرية للإطلاع على المصادر الرقمية وعديد الخدمات الأخرى المتاحة على الخط على غرار المكتبات الكبرى في العالم، لهذا سعت إدارة المطالعة العمومية بالقيام بالعديد من الدورات التكوينية في مجال الحوسبة منذ سنة 2000 باعتماد بعض البرمجيات المتاحة مجانا مثل : PMB / MINISIS / CDS/WINISIS والبعض من البرمجيات الأخرى ، وقد سعت بعض المكتبات نذكر منهاالمكتبة العمومية بمكثر التي اعتمدت على هذه البرمجيات الثلاثة إلا أنها في البداية اكتشفت النقائص الكبرى لبرمجيات MINISIS / CDS-WINISIS والمتمثلة في عدم حوسبة كافة الخدمات، عدم اعتمادها على الفهرسة الشاملة المقروءة آليًا UNIMARC التي تسمح بفهرسة ومعالجة وتبادل البيانات البيبليوغرافية مما ييسر الوصول إلى المعلومة المطلوبة أينما كانت، لهذا تم التخلي عنهما إلى حين ظهرت برمجية PMB وتمت عديد الدورات التكوينية في الغرض مما مكن إدارة المكتبة العمومية بمكثر من اعتمادها في حوسبة رصيد المكتبة ( قسم الشباب والكهول بالكامل ) وقد مكنت هذه البرمجية من التسريع في تقديم الخدمات للمستفيدين بكل دقة من خلال عملية البحث الوثائقي المحوسبة وأيضا عملية الإعارة والاسترجاع وإحصائيات المشتركين وغيرها من العمليات التي يسرت العمل داخل المكتبة، إلا إن هذه البرمجية تفتقر إلى مسايرة التطور السريع في البرمجيات حيث أنها تقتصر على العمل ضمن برمجية دون سواه،
دور الحوسبة في تطوير الخدمات المكتبية
01 من خلال الحوسبة تصبح إدارة المكتبة بسيطة وسهلة الاستخدام ويمكن دمجه بسهولة مع أي نظام.
02 تجنب الإحباط والإرهاق من خلال تزويد المستفيدين بإمكانية الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إلى موارد المكتبة من أي مكان وفي أي وقت، كما يسمح لأمين المكتبة بالاحتفاظ بجميع أنواع الكتب والكتب الإلكترونية والمجلات والصور ومقاطع الفيديو وإنشاء الأحداث.
03 إنشاء قاعدة بيانات المكتبة وتبسيطها ونشرها بسلاسة لتسهيل الاستفادة من الخدمات وتحسين الكفاءة من خلال أتمته مهام المكتبة المختلفة بما في ذلك الاقتناء والفهرسة والتصنيف والإعارة والتداول.
04 يوفر نظام الحوسبة الوصول للبحث في فهرس المكتبة والجداول والكتب والموارد من أي مكان وفي أي وقت عبر الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.
05 يطور أداء المكتبة إلى الحد الأقصى باستخدام التقارير والاحصائيات والرسوم البيانية الديناميكية لمراجعة وتتبع التقدم لاتخاذ قرارات أفضل.
06 نظام المكتبة الآلي يمكن من إدخال البيانات بسهولة، ويجعل عمليات المكتبة خالية من الأخطاء.
07 يُمَكِّنُالمستفيدين من البحث عن المعلومات المطلوبة بكل دقة وسرعة وتحميلها .
08 نظام حوسبة المكتبة قابل للتطور بالكامل وقابل للتكيف مع احتياجات المستفيدين لتوفير بيانات سريعة وموثوقة.
09 يعتبر تبني التقنيات المتطورة أمراً فعالاً من حيث التكلفة وخياراً قابلاً للتطبيق للمكتبات، ويؤدي استخدام المكتبة المحوسبة والرقمية إلى التخلص من العمليات الورقية ونفقات الصيانة، كما يحسن الإنتاجية ويقلل من تكاليف التشغيل ويوفر الوقت
10الوقت الذي يوفره النظام المحوسب يسمح لإدارة المكتبة بالترحيب بجمهورهما في ظروف أفضل، وأن يكونوا مستعدين أكثر لتوجيه القراء وتقديم المشورة والمساعدة وما إلى ذلك.
11 النظام المحوسب من الممكن تقديم خدمات جديدة، مثل ترحيل الموارد الرقمية وتبادلها مع مكتبات أخرى.
12 يُمَكِّن القراء أيضًا أن يكونوا أكثر استقلالية من خلال الوصول المباشر إلى حساب القارئ الخاص بهم، لحجز المستندات أو توسيعها إذا كان البرنامج يتضمن فهرس آلي عبر الإنترنت.
13 يُمكن للمكتبة بسهولة توفير قوائم الإصدارات الجديدة والببليوغرافياتوما إلى ذلك.
14 يتم التخلص من المهام اليدوية المتكررة، والتي غالبًا ما تستغرق وقتًا طويلاً (الإحصاءات اليدوية، وما إلى ذلك)؛
15 يُصبح الجرد أكثر دقة، والفهرسة أكثر صرامة وسرعة مع استرجاع التسجيلات الببليوغرافية؛
إستراتيجية الاستعداد لعملية الحوسبة
تُعد حوسبة المكتبةخطوة مهمة، وتتطلب عملاً كبيرًا في المراحل الأولية، ولكنها ستسمح مستقبلا بتحسين الخدمات المقدمة للمستخدمين وأيضا تحسين إدارة المكتبة، وتتمثل حوسبة المكتبة في الفهارس، الرصيد، البحث الوثائقي، التصنيف، الفهرسة، الإعارة، الإحصائيات والحجوزات، وما إلى ذلك. لهذا لابد من إعداد إستراتيجية مُحكمة ذات تخطيط ينطلق من وصف الواقع لضبط نقاط القوة والضعف ليرسم أهداف المرجو تحقيقها، وبالتالي علينا أن ندرك أن حوسبة المكتبة يعتمد بالأساس على العمل اليدوي الموجود وبالتالي ضرورة تقييم الموجود من جميع الجوانب حتى نحدد الايجابيات والسلبيات،
عند إعداد الإستراتيجية علينا أن ننطلق من:
أسئلة يجب أن تطرحها على أنفسنا مسبقًا:
هل البنية التحتية للمكتبة جاهزة لاحتضان نظام مكتبي محوسب؟
هل لدينا رصيد منظم وفق المعايير الدولية؟
هل لدينا بالفعل أجهزة حوايب تستجيب لعملية الحوسبة؟
هل لدينا ، رفقة فريق موظفي المكتبة، القدرة والكفاءة العلمية لاستيعاب التقنيات التكنولوجيا؟
هل نحن في حاجة للتكوين في مجال تكنولوجيا المعلومات؟
ما هي المعدات الكهربائية/تكنولوجيا المعلومات الموجودة لدينا؟ (المقاييس الكهربائية ومآخذ الكمبيوتر، الأجهزة، الشبكة، الخادم، الخ)؟
هل هناك خبرات في تكنولوجيا المعلومات في محيط المكتبة يمكننا الاعتماد عليها؟
ما هي الوظائف التي ينبغي أن تكون محوسبة؟ (الفهرسة، الإعارة، النشرة، إدارة المقتنيات، إلخ.)
ما هي احتياجات القراء؟
هل يجب إتاحة فهرس المكتبة على الإنترنت؟
هل يمكننا إدارة مشروع حوسبة مع الفريق الحالي؟
هل يجب علينا إعادة تنظيم محطات العمل أو التفكير في توظيف موظفين مؤهلين؟
هل تم التنسيق مع المشرفين على مشروع حوسبة المكتبات؟ (الوزارة)
ما هو الدعم الفني والإداري الذي يمكننا الحصول عليه؟
ما هي تكلفة البرامج والأجهزة والموارد البشرية؟
هل من الممكن إغلاق المكتبة أمام الجمهور لفترة أطول أو أقصر إذا لزم الأمر؟ أو يكون العمل بالتوازي
تقييم العمل اليدوي:
استعدادا لعملية الحوسبة، علينا أن نُقيَّم مدى نجاعة مجموعة الوظائف التي تُنَفّذُ يدويا في المكتبة ضمن تقييم شامل لجميع العمليات من التزويد إلى إتاحة المعلومة للمستفيد أي كافة عمليات السلسلة الوثائقية، هذا التقييم يُراد منه الكشف عن السلبيات من خلال تحديد الأخطاء التي من شأنها أن تُؤثر في كفاءة العمل اليدوي والتي يمكن حصرها في : الموظفون، إجراءات العمل المعتمدة، أدوات العمل، التعليمات الإدارية والضوابط التي يتبعها العاملون في تنفيذ مهامهم، بالإضافة إلى نسبة رضا المستفيدين عن الخدمات المقدمة لهم وغيرها من العوامل التي ساهمت في بروز العديد من الأخطاء التي لابد من تجاوزها قبل الشروع في تنفيذ برنامج الحوسبة.
بعد ضبط الأخطاء الواردة في العمل اليدوي علينا أن نسعى لتجاوزها أولا ثم وضع سياسة شاملة لتطوير خطة العمل استعدادا لعملية الحوسبة مرورا بالمراحل التالية :
- تطوير مهارات العاملين:
مهارات العمل التقليدي التي اكتسبها العاملين في المكتبة من خلال الممارسة اليومية للمهام والوظائف تُعد عاملا مهما لنجاح عملية الحوسبة، لكن هذه المهارات لا تكفي وحدها لأن الوسائل والمعدات وحتى الإجراءات الخاصة بتيسير العمليات المحوسبة ستختلف اختلافا كبيرا عن تلك الوسائل التقليدية، وعليه لابد من تطوير المهارات حتى يكونوا جاهزين للتعامل مع التقنيات الجديدة صلب النظام المحوسب لهذا ضرورة مراعاة الأمور التالية:
* تطوير المهارات العامة ويُقصد بها الحد الأدنى من المعرفة النظرية بالتقنيات التي سوف تُستخدم في تنفيذ عملية الحوسبة، منها معرفة آلية عمل الحواسيب المتعلقة، طريقة تشغيله وربط ملحقاته والتعامل مع النظم والبرمجيات، هذه المهارة لابد أن تشمل معظم العاملين في المكتبة بغض النظر عن مستوياتهم العلمية المختلفة
* تطوير المهارات الخاصة وهي المرحلة الثانية من التدريب، حيث يتم تقسيم الموظفين إلى مجموعات تشتغل كل مجموعة على قسم من أقسام الحوسبة والمتمثلة في إدارة قواعد البيانات، والإعارة، والإحصائيات وغيرها من العمليات.
* تطوير المهارات المتقدمة التي تضمن سرعة الإنجاز وتجاوز المشكلات الطارئة التي قد تظهر في أي مرحلة من مراحل الحوسبة سواء ما يرتبط بالأجهزة أو البرمجيات، وهذه المهارات تتطلب مجموعة لها القدرة على الصيانة فضلا عن الإلمام بوظائف إدارة قواعد البيانات والتدخل لمعالجة الأخطاء عند حدوثها.
لانجاز هذه المهارات الثلاثة لابد من وجود فريق متخصص في التدريب ( ضمن موظفي المكتبة ) التي توكل له مهمة تدريب العاملين، وكل عنصر من عناصر فريق التدريب يجب أن يتمتع بمؤهلات خاصة وخبرة فنية في مجال التكنولوجيات ودراية علمية بمختلف البرمجيات الوثائقية، واعتبارا لخصوصية هذه المهمة ودقتها خاصة أنها ستتكفل بالمحافظة على ديمومة نظام المكتبة المحوسب، على إدارة المكتبة أن تستعين بالخبرات الخارجية لتطوير مهارات المدربين وأن يخضع هذا الفريق لدورات تكوينية مكثفة سواء داخل المكتبة أو في مراكز تكوين في الغرض.
- تهيئة المتطلبات الإدارية:
تنفيذ برنامج الحوسبة، لا يعني توقف المكتبة عن تقديم خدماتها للمستفيدين، وعليه لابد من وضع خطة إدارية تضمن استمرار العمل اليومي والعمل على حوسبة المكتبة في نفس الوقت، ومن الأولويات التي يجب الانتباه لها هي ضمان تقسيم المهام والوظائف بين العاملين بالطريقة التي تحقق انسيابية العمل اليدوي وتوفير الوقت لبرنامج حوسبة المكتبة، ولتحقيق هذه المعادلة لابد من :
* تهيئة كافة الموظفين وذلك من خلال توضيح مزايا الحوسبة داخل المكتبة وما يترب عنه من ايجابيات تُمكنهم من أداء واجباتهم في أفضل الظروف والاستئناس بالتقنيات الجديدة كما تجعل من المكتبة قِبلةَ للمستفيدين وهو الهدف المنشود.
* اعتماد نظام العمل بالتناوب بما يعني ازدواجية المهام والتي تتمثل في أن كل موظف مُطالب بتأدية مهامه اليومية المعتادة واستعداده لتأدية مهام موظف آخر والعكس كذلك.
* الاستفادة من ساعات العمل التي تشهد نقص في توافد المستفيدين واستغلالها في تكثيف عملية الحوسبة.
* اعتماد مبدأ التدريب بالتناوب والذي يتم من خلال تدريب كافة الموظفين وفق مجموعات متفرقة وهذا ما يوفر فرصة التدريب للجميع دون تعطيل السير العادي لعمل المكتبة.
هذه الخطوات وغيرها، تجعل المرور من العمل اليدوي إلى العمل المحوسب سلس ودون صعوبات مما ينتج عنه دقة في الأداء وثبات في انجاز كافة العمليات.
- تهيئة المتطلبات المادية
تشمل المتطلبات، المادية المواد والمعدات والأجهزة اللازمة وكل الوسائل المطلوبة لتنفيذ عملية الحوسبة، والتي تتمثل في مجموعة الحواسيب وملحقاتها ذات الجودة العالية مع ضمان مصادر طاقة كهربائية لتشغيلها وتتوفر فيها المستلزمات التعليمية الأخرى مثل عارضة البيانات ( (data show آلة طابعة ، كما يفضل أن تتوفر في المكان وسائل الراحة مثل التهوية والإضاءة والتكييف والمقاعد المريحة وعربات متحركة لنقل الكتب وبقية المصادر.
- تهيئة وضبط وسائل العمل اليدوية:
حتى تكون عملية الحوسبة دقيقة وشاملة وتعبر عن الخدمات التي تم القيام بها لضبط رصيد المكتبة، علينا أن نقوم بصيانة وضبط الفهارس التقليدية وجرد الموجودات الفعلية حتى تكون مطابقة للفهرس المحوسب في مرحلة استرجاع المعلومات، وتتم عملية الجرد والصيانة من خلال مطابقة بطاقات الفهرس مع المصادر الموجودة فعليا على أن يتم استبعاد البطاقات التي ليس لها تمثيل في الرصيد الجملي بسبب التلف أو التعشيب، كما تشمل عملية الصيانة وضبط الفهارس استكمال المعلومات الناقصة لكل مصدر والعمل على تدقيق الفهرسة، التصنيف وإعادة تنظيم الرصيد حسب تسلسله المنطقي للكتب ومصادر المعلومات .
هذه الجوانب التنظيمية ستساعد لاحقا فيتحقيق نتائج جد ايجابية عند استخدام النظام المحوسب ويتضح ذلك خلال:
* الاسترجاع السريع والدقيق للمعلومات
* الحصول على أرقام دقيقة عن حجم الرصيد الحقيقي للمكتبة
* إمكانية تحديد أولويات التنفيذ بالاعتماد على حركة المصادر بتقديم الموضوعات المتحركة على الموضوعات الجامدة.
* القدرة على قياس المدة الزمنية اللازمة لتنفيذ عملية الحوسبة.
05 التهيئة لطريقة الحوسية
غالبا ما يكون اختيار الطريقة الملائمة لتنفيذ مشروع الحوسبة من العوامل الأساسية المساعدة على النجاح وديمومة المشروع، فكلما ابتعدنا على العشوائية والتسرع والارتجال نُصبح أقرب لتحقيق الأهداف المرسومة، وعليه فإننا ملزمون بــ:
* تحديد كلفة المشروع ومدى ملائمته مع إمكانيات المؤسسة.
* توفير الأجهزة والمعدات اللازمة وخبرة العاملين في استخدامها.
* حجم الرصيد وتنوعه وحجم المستفيدين ومدى استيعابهم للتقنيات الجديدة.
* مستوى تدفق مصادر المعلومات وطرق تنمية المجموعات الوثائقية.
وعلى العموم هناك ثلاثة طرق أساسية لتنفيذ عملية الحوسبة وهي:
طريقة التحول التدريجي الجزئي والتي تعتمد على علاقة أقسام المكتبة يبعضها البعض من حيث المدخلات والمخرجات وعلى هذا الأساس يتم الشروع بتنفيذ حوسبة عمليات قسم التزويد أولا ثم الانتقال إلى بقية الأقسام حسب الأولويات.
طريقة التحول التدريجي الشامل والتي يتم بموجبها إجراء عمليات الحوسبة في وظائف وخدمات محددة في جميع الأقسام بمعنى لا تتم حوسبة جميع أجزاء العمل لقسم الواحد بل يتم اختيار جزء محدد من جميع الأقسام ومعالجتها في نفس الوقت.
طريقة التحول الشامل التي تستوجب السرعة في التنفيذ استجابة لرغبات المستفيدين وتوفُر الإطار البشري الكفء والدعم الكامل من المؤسسة الأم وهي الطريقة المثلى لإجراء عملية التحول من النظم التقليدية إلى النظم المحوسبة إذ يتم مباشرة التنفيذ لجميع الوظائف والخدمات وفي جميع الأقسام و وحدات المكتبة.
- أنواع البرمجيات الوثائقية:
تُعتبر المعلومات من العوامل المهمة التي تساعد في تقدم المجتمع و تطوره ، و في اتخاذ القرارات التي يتوقف نجاحها على مدى توفر المعلومات الكافية ذات الكمية و النوعية ، وهنا تلعب وسائل الوصول الى المعلومات الدور الأساسي ، و السرعة التي تنتج بها المعلومات و الوفرة التي خلقت مشاكل جمة على صعيد الوصول اليها و التحكم فيها ، و من هذا المنطلق تكمن أهمية البرمجيات الوثائقية داخل المكتبات و مراكز المعلومات ، نظرا لما تملكه هذه التقنية من قدرة على توفير المعلومات الضرورية عند الحاجة إلى استخدامها، حيث تُعتبر البرمجيات الوثائقية مجموعة النظم الالكترونية التي تُستخدملإدارة و تسيير أرصدة المكتبات و مراكز المعلومات ، من خلال انشاء قواع البيانات ـ، والتي يمكن الوصول اليها من خلال الفهارس الالكترونية و من خلال شبكة محلية او من الشبكة العالمية ” من موقع المكتبة على الانترنت ” فهي طريقة الية لتسير السلسلة الوثائقية من اقتناء و تزويد و تخزين و معالجة و تصنيف و فهرسة و تكشيف و استرجاع الوثائق، و تكون هذه البرمجيات اما متكاملة او فرعية .و يمكن القول ان البرمجيات الوثائقية هي عبارة عن برنامج او مجموعة من البرامج المعلوماتية التي تقوم بتسيير المعلومات والوثائق انطلاقا من قواعد المعلومات بالإضافة الى الوظائف الوثائقية المتعلقة بتسيير هذه المعلومات و الوثائق، تستعمل هذه البرمجيات في الغالب من طرف المكتبات و مراكز التوثيق و مراكز الأرشيف .
وتنقسم هذه البرمجيات إلى نوعين:
01 البرمجيات الفرعية التيتتميز بكونها تضم نظام فرعي واحد ، حيث اهتمت المكتبات في بداية حوسبة خدماتها بعملية الإعارة نظرا لما تتميز به العملية من تكرار و ضبط العمل ، أي أن كل وظيفة تقع حوسبتها على حده وهو بمثابة نظام فرعي.
02 البرمجيات المتكاملة وهي التي صاحبت التطور الذي حدث في المكونات المادية للحاسوب وهي تعتمد على بناء قاعدة البيانات الببليوغرافية تحتوي على نظام تشترك فيه كل برمجيات النظم الفرعية الوظيفية ، و يطلق مصطلح التكامل على أي برمجية تضم اثنين او اكثر من الوظائف الفرعية فهذا النوع من البرمجيات يتيح الاستخدامات المتعددة لقاعدة او قواعد البيانات المتاحة على النظام في نفس الوقت ، الامر الذي يحد من تكرار العمل و في احتمال زيادة الأخطاء، بالإضافة الى إمكانية قيام البرمجية بمعظم الوظائف الإدارية و التي ترتبط بالعمليات الفنية و الخدمات بالمكتبات و مراكز المعلومات، وقد عرفت عدة تطورات منذ منتصف التسعينات حيث أصبحت تتيح إمكانية الاتصال بمصادر المعلومات أخرى كشبكات المعلومات و بنوك و قواعد المعلومات .
أمثلة من البرمجيات الوثائقية:
برمجية :KOHA / ARCHIMED/PMB / LIBRARIAN / HORISON / BIBLIO-TCH
Handy Library Manager. / LibraryWorld. / Apollo / VERSO / TinyCat. / Aura Online / symfonie/ syracuse
الشروط العامة الواجب توفرها في النظام
الحوسبة هي عملية إدخال ومعالجة واسترجاع البيانات الببليوغرافية ضمن الإطار العام للقواعد والمعايير المقننة المعتمدة والمعمول بها مع استثمار قدرات البرمجيات والحواسيب لضمان منافذ أكثر عدداً ومرونة للمستخدمين والمستفيدين النهائيين معاً، وحتى تكون عملية ناجعة ومستوفية كافة الشروط المعمول بها في جميع أنحاء العالم باعتبار وأن العمل سيكون مفتوحا عبر شبكة الانترنت وتحت طلب كافة المستفيدين أينما كانوا، لابد من إتباع الطرق التالية:
تحديد الحاجيات:
الإجابة على الأسئلة الأولية التي سبق وأن تم تحديدها
زيارة المكتبات التي انصهرت في عملية الحوسبة لمعرفة كيفية عملها والاطلاع على تجربتها.
تحديد المواصفات الواجب توفرها في النظام الوثائقي المطلوب
عرض المكتبة ومجموعاتها ومستخدميها ونشاطها وسياقها، وصف الوظائف المتوقعة.
إرسال المواصفات إلى العديد من الموردين
مطالبة مقدمي الخدمة بالحضور وتقديم حلولهم إلى المكتبة.
فحص ومقارنة العروض:
اختبار النظام الذي سيقع اختياره ووحداته المختلفة!
ما نوع النظام؟ :نظامحر ؟ نظام احتكاري؟ أو كامل الويب أم لا؟
(برمجيات حرة => برمجيات تكون متاحة للجميع. الحل الذي يمكن تثبيته واستخدامه وتعديله من قبل أي شخص).
كل نظام له مزايا وعيوب، والتي يجب تحليلها بعناية مقدما.
كلما كانت المواصفات أكثر تفصيلاً، أصبح اختيار النظام الوثائقي سهل
لابد من الأخذ في عين الاعتبار تكاليف التشغيل المحتملة (استضافة قاعدة البيانات والصيانة) والتعرف على طرق تحديث البرنامج.
يجب أن يكون النظام الوثائقي(SIGB) المحدد متوافقًا مع معيارين لتبادل البيانات الببليوغرافية:
معيار Unimarc ISO 2709 (لاسترجاع التسجيلات الببليوغرافية)
التوصية رقم 995 بشأن تبادل بيانات المادة لدمج تسجيلات في فهرس المكتبة
التفكير في إمكانيات تطوير الخدمات (وحدات إضافية، والتفاعل مع بوابة الويب، وما إلى ذلك)
أن يتم التحقق من صحة الاختيار من قبل مختصين في البرمجيات الوثائقية.
متابعة تثبيت الأجهزة والبرامج بواسطة المزود الذي وقع الاختيار عليه مع التأكيد على التعهد بالصيانة المستمرة.
التأكد من عمليات التثبيت والتدريب والصيانة وما إلى ذلك، متوفرة في عقد الاقتناء أم لا .
| من الواضح أن خطوات الحوسبة تختلف إذا اخترت برنامجًا مجانيًا/ أو حلاً مدفوعًا:التدريب، في حالة الحل المجاني، سيقتصر على البرامج التعليمية عبر الإنترنت، في حين أن الحل المدفوع سيوفر وقت التدريب الذي يقدمه مزود الخدمة؛ وهذا ضروري عند اقتناء نظام الحوسبة. |
الخلاصة
إن سعي قطاع المطالعة العمومية المتواصل إلى تحقيق أفضل الخدمات إلى مجتمع المستفيدين ومواجهة التحدي الكبير المتمثل في التغلب على مشاكل الأعمال الروتينية المرهقة وكذلك اختصار الوقت من أجل الاستجابة لطلبات روادها إضافة إلى القدرة على المنافسة في بيئة تتسم بالتغير والتطور المستمر، يفرض عليها الأخذ بعين الاعتبار الإمكانيات المادية وتوفير التجهيزات والمعدات والقيام بتدريب الموظفين والعاملين بالقطاع على التعامل مع التكنولوجيا الحديثة من أجل تحقيق أقصى استفادة من مصادر المعلومات، وحتى يتحقق ذلك لابد من الشروع في حوسبة المكتبات العمومية. فالحوسبة اليوم تلعب دوراً حيوياً في تشكيل مستقبلنا وتحديد اتجاهات التطور التكنولوجي، إذ تسمح للعاملين في قطاع المطالعة والمستفيدين على حد السوابالاستفادة من التقنيات المتطورة من خلال التكوين المستمر والتفاعل مع التطورات. لأن فهم أساسياتها ومواكبة التطورات يمكن أن يساعدهم على تحقيق النجاح في مجتمع يعتمد بشكل متزايد على التكنولوجيامما يُمكنهم من الاطلاع الدائم بأحدث التقنيات والابتكارات وتطبيق هذه المعرفة في مجالات عملهم وحياتهم اليومية، وبالتالي يمكن للحوسبة أن تساهم في تطوير العمل داخل المكتباتواستقطاب أكبر عدد من الرواد .
المراجع
https://www.2thar.com/2024/08/computing-library.html
https://uomustansiriyah.edu.iq/media/lectures/8/8_2018_03_27!09_57_22_PM.pdf
https://www.walkme.com/fr/glossaire/numerisation